6 tips sobre auditorías internas

En esta ocasión me gustaría regresar a un tema tan viejo como la mismísima ISO9000, el de las auditorías internas. ¿Por qué? Mi mirada es que para algunas empresas se ha convertido en un “tick in the box” para dar cumplimiento a un requisito de un estándar certificable. Y se ha perdido el sentido y el objetivo fundamental de las mismas.

1. Por definición, es un proceso de verificación. Nos deben dar oportunidades de realizar las actividades de mejor manera, es decir, ver más allá de “pasa/no pasa”. Y son excelentes ejercicios de preparación para la auditorias externas (de clientes, de certificación, de autoridades regulatorias).
2. Que haya un gran número de NC no significa que el sistema no funciona; o que haya grandes problemas. Es el objetivo del auditor interno de encontrar dichos GAPs de implementación del requisito (ya sea de un estándar o de un cliente). Y será un síntoma de un buen trabajo por parte del auditor interno si así se identifica; antes que sea un incidente, retirada o recuperación del producto del mercado
3. Cuando se audita la cultura de inocuidad alimentaria, desde el punto de vista del auditor interno, por un lado, hay evidencia objetiva visible, con elementos como: el plan posee los elementos adecuados? Se cumplen las acciones propuestas? Hay un seguimiento correcto? Se mide la eficacia?, Etc. Es más fácil que auditar la parte comportamental, de las actitudes; pero son actividades que se deben evaluar en todo lo largo de la evaluación de las instalaciones.
4. Con respecto al análisis de riesgos, para el cual hay muchas fórmulas disponibles y válidas, recordar que siempre se trata de considerar el desempeño de las auditorias pasadas. Podría ser también considerando un número, o una categorización de las NC. Siempre tendrá más sentido alinearse a la categorización de hallazgos de las normas que se están certificando en el sitio.
5. Con respecto a productos estacionales, es importante remarcar las diferencias entre ellas:
   1. Si es un producto estacional, p.e, que sólo se fabrica en navidad o en pascuas, y la empresa está abierta y productiva todo el año, es muy importante auditar dicho proceso en su etapa de elaboración, para verificar los riesgos potenciales asociados con estos productos
   2. Otra estacionalidad es p.e, para productos alcohólicos, donde diferentes procesos ocurren en diferentes etapas del año. Y en este escenario es importante que se auditen a lo largo del año: es decir, tendremos medidas de control que gestionen peligros significativos que deben ser auditados específicamente (p.e, recepción de uva vs. embotellado del vino)
   3. Finalmente, hay sitios que sólo abre algunos meses al año: aquí la auditoría interna se debe basar en el periodo de producción. Por su puesto que podremos auditar, p.e, control de plagas en algún mes específico. Lo ideal es auditar el sistema justo antes de la campaña, para asegurarse que la planta está lista para empezar los procesos, luego durante la campaña. Aquí el desafío es el cierre adecuado de las NC y las oportunidades de mejora
6. Finalmente, no olvidar auditar el mismo análisis de riesgo de las auditorias internas: y no olvidarse que aquí también se debe mantener la independencia de quien audita y quien ha implementado lo que se audita. Y un punto donde se encuentran NC al auditor, es decir, al proceso de auditoría, es sólo poner un “tick in the box” en el requisito, y darlo por válido; cuando realmente se debe dar información de la evidencia auditada. 

TEXTO: Leila Burin